15.09.2015

Güven: CANIAS ERP ile yapmak isteyip de yapamayacağınız hiçbir şey yok

Kurumsallaşma çalışmaları kapsamında bir ERP sistemine geçiş ihtiyacı duyduğunda esnekliği, kullanım kolaylığı, kısa sürede kurulum imkanları gibi avantajları nedeniyle caniasERP’de karar kılan TAVSAN’ın Bilgi Teknolojileri Müdürü Şafak Güven, “Standart dışı süreçleri çok olan, kendileriyle birlikte büyüyüp gelişecek bir ERP yazılımına sahip olmayı hedefleyen, daha kısa sürede ve daha uygun maliyetle kurulum yapmak isteyen firmalar için caniasERP tek alternatif. Hangi sektörde faaliyet gösterirseniz gösterin, caniasERP ile yapmak isteyip de yapamayacağınız hiçbir şey yok” diyor. Güven, caniasERP ile yaşanan değişimi ve başarılı bir proje yönetiminin sırlarını anlatıyor.

 


 

%Güven%

"Amacımız insan kaynaklarından muhasebeye, kalite yönetiminden finansa kadar tüm iş süreçlerimizi tek bir sistemle, minimum kaynak ve maksimum verimlilikle yönetebilmekti. caniasERP’nin esnekliği ve kullanım kolaylığı sayesinde amacımıza ulaştık.”

 

Tavsan Bilgi Teknolojileri Müdürü Şafak Güven, bir ERP sisteminden beklentilerini bu sözlerle açıklıyor. Tavsan’da kurumsallaşma çalışmaları ile yurtdışına satışların 2000’li yıllarda hız kazandığını, iş hacmi ve ürün çeşitleri artıp iş süreçleri karmaşıklaştığında ERP kullanımının mecburiyete dönüştüğünü anlatan Güven, ilk olarak 2002 yılında ERP arayışına girdiklerini ve beş yıl farklı bir ERP yazılımı kullandıklarını belirtiyor. Beş yılın sonunda bu yazılım ihtiyaçları karşılamakta yetersiz kalınca yeni bir arayış başlıyor. Bu süreçte temel kriter “esneklik”, kritere en uygun yazılım ise “caniasERP” oluyor:

 

“Hem müşteriye özel hem stoka üretim yapıyoruz. Satış ve üretimde standart dışı süreçlerimiz çok fazla. Varyant konseptimiz çok karışık. Ayrıca üç üretim, bir dış ticaret, bir depolama bir de müşteri hizmeti veren olmak üzere altı ayrı şirket ile faaliyetlerimizi sürdürüyoruz ve bu şirketlerin süreçleri birbirinden farklı. Araştırmalarımız sırasında gördük ki, ihtiyaçlarımıza cevap verebilecek esnekliğe sahip tek yazılım caniasERP. caniasERP uygulamalarının kullanımı da rahat ve kolay. “

 

Tavsan’da caniasERP projesi 2009’da başlıyor. Bugün Tavsan Grup firmaları iki ilde, dört farklı lokasyonda faaliyet gösteriyor ve hepsi caniasERP ile entegre çalışıyor. Güven, bu şirketlerin standart dışı süreçlerini yönetmek için Tavsan’a özel pek çok uygulama yazıldığını belirtiyor. Rezervasyon, el terminalleri, barkod sistemleri, kapasite, izlenebilirlik, teklif çıktıları, müşteri hizmetleri uygulamaları ve CRM çalışmaları bunlardan yalnızca birkaçı.

 

İşler personele değil bilgisayara

 

“Peki caniasERP ile Tavsan’da neler değişti? caniasERP’nin firmaya ne gibi katkıları oldu?”

 

Güven’e göre, caniasERP’nin en önemli katkısı, kurumsallaşmayı sağlaması. “ERP olmadan kurumsallaşma olmaz. Belli bir hacme ulaşmış bir işletmenin süreçlerini ERP olmadan nasıl yürütebileceğini tahmin bile edemiyorum” diyor.

 

Bir diğer önemli fayda,caniasERP’nin personelin iş yükünü en aza indirmiş olması ve excel kullanımını ortadan kaldırması. Tavsan grup firmaları arasında ciddi iş yükü ve doküman akışı bulunduğunu belirten Güven, bu durumun yarattığı güçlükleri caniasERP sayesinde bertaraf ettiklerini, işleri personel yerine bilgisayara yaptırarak hem zamandan hem de insan kaynağından tasarruf ettiklerini anlatıyor:

 

“Örneğin, Tavsan Tavukçuluk Ekipman ve Tavsan Dış Ticaret iki ayrı firma. Dış Ticaretin iş süreçleri ve satışçıları ayrı ama hiç satınalmacısı yok. Tavsan satış yaptığında Dış Ticaret kendi listesine göre ve doğru fiyatlarla satın alma yapıyor. Süreç, caniasERP ile otomatik ilerliyor.”

 

Güvenilir raporlarla hızlı ve doğru kararlar

 

caniasERP’nin sağladığı bir başka avantaj da güvenilir ve hızlı raporlama ile yönetimin karar mekanizmasını desteklemesi. Güven, “Tüm kayıtlar caniasERP’de tutulduğu için ihtiyaç duyduğumuz verilere istediğimiz anda ve hatasız bir biçimde ulaşabiliyoruz. Böylece yönetici kadrolarımız rapor hazırlamak yerine bu raporları değerlendirip daha doğru kararlar almak için vakit harcıyorlar.”

 

Doğru maliyetlendirme, doğru teklif ve üretim%tavs%

 

Güven’in verdiği bilgiye göre, caniasERP sayesinde maliyetlendirme, teklif ve üretim süreçlerindeki hata oranı sıfıra yaklaşmış durumda. Teslim tarihine uygunluk oranı da Kapasite Planlama ve Rezervasyon uygulamaları sayesinde çok büyük artış kaydetmiş:

 

“Tüm şirketlerimizde personele, malzemeye, kalıba ve iş merkezine bağlı olacak şekilde kapasite çalıştırabiliyoruz. Böylece daha doğru ve hızlı teslim tarihi verebiliyoruz. Danışman arkadaşımızla yaklaşık bir senede yazdığımız Rezervasyon Sistemi ile kapasiteyi birlikte çalıştırdığımızda iş emirlerine, durumlarına, stokuna bakıp teslim tarihi verebiliyoruz.” 

 

Bu modüllerin hayata geçirilmesi ile müşteri memnuniyetinde önemli bir artış yaşandığını vurgulayan Güven’in dikkat çektiği en önemli nokta, caniasERP’nin Tavsan ile birlikte yaşayan ve sürekli gelişen bir sistem olduğu. Tavsan’daki tüm süreçlerin caniasERP üzerinden yürütülmesi ve tüm işlemlerin kayıt altına alınabilmesi için çalışmalar aralıksız devam ediyor. Güven ve ekibinin şimdiki hedefi ise bir planlamacı yapay zekâsı yazmak. Güven, “Planlama departmanı şu anda tamamen MRP ile çalışıyor. Bu sistemi hiçbir planlamacı olmadan yürütmeyi düşünüyoruz” diyor.

 

“Artık projenin meyvelerini topluyoruz”

 

“Projenin meyvelerini topladığımız bir noktadayız. Zaten işleyen bir sistemimiz var, onu nasıl daha da iyileştirebileceğimizi düşünüyoruz” diyen Güven, geliştirmelerin önemli bir bölümünü de firma bünyesinde gerçekleştirdiklerini anlatıyor:

 

“Projenin ilk dönemlerinde yoğun danışmanlık desteğine ihtiyaç duyuyorduk ama giderek IAS’den bağımsızlaştık. Sistemimiz firma ile birlikte gelişen bir yapıya dönüştü. Rutin geliştirmeler, kilit upgrade’ler dışında tüm güncelleme ve geliştirmeleri firma bünyesinde yürütebiliyoruz.

 

Bu da sorunlara anında müdahale edebilmek, geliştirme taleplerine çok kısa sürede –bazen yarım saat içinde- yanıt verebilmek demek.

 

“Geçtiğimiz ay bilgi işleme gelen 202 talebin yüzde 26’sı yeni geliştirme talebiydi. Bunların hemen hepsini kendi bünyemizde çözdük. Bu da çok önemli bir hız ve özerklik demek. Belki bu nedenle danışmanlıktan çok geliştirme ekibinizle iletişim halindeyiz. Diğer ERP firmalarından farklı olarak IAS’nin geliştirme ekibine dilediğimiz an ulaşabiliyor, destek alabiliyoruz. Daima çok iyi niyetli ve çözüm odaklılar.”

 

Tavsan’ın caniasERP projesi firmaya sağladığı katkı ve ile bir “başarı hikayesi” olarak anılmayı hak ediyor ama başarıyı getiren yöntemler sır değil. Güven’e göre ERP projelerindeki başarının en önemli koşulu, şirkette bir kişinin projeyi sahiplenmesi ve yönetimin her koşulda bu kişinin arkasında durabilmesi. Ancak elbette bunlar tek başına yeterli değil:

 

“Ayrıca ihtiyaçların doğru tanımlanması, bu ihtiyaçlara uygun ERP yazılımının seçilmesi, doğru planlama yapılması ve bu plana sadık kalınması gerek. Yazılım firmasının desteği ve danışmanlarla proje ekibinin aynı dili konuşabilmesi çok önemli. IAS geliştirme ekibinin desteği de başarımızda önemli role sahip. Projeyi sahiplenmezseniz, arkanızda yöneticilerinizin desteği yoksa ya da yazılımcı firmadan gerekli desteği alamazsanız başarısızlık kaçınılmaz.”

 

• TAVSAN HAKKINDA: 1969 yılında askılı suluk üretimiyle sektöre giren Tavsan, 1975’ten beri tavukçuluk ekipmanları alanında faaliyet gösteriyor. Kanatlıların ihtiyaçlarına yönelik yemleme, sulama, ısıtma, havalandırma, soğutma, aydınlatma ürünleri; yem siloları; yem nakil ve bilgisayarlı kontrol sistemleri üretiyor; kümes inşa ediyor. 1975’te İstanbul’da 60 metrekarelik atölye ile başladığı üretimi bugün Sakarya 2. Organize Sanayi Bölgesi’nde 35 bin metrekare üzerinde kurulu tesislerinde sürdürüyoar. Yurtiçi ve yurtdışına hizmet veren Tavsan’ın her biri kendi alanında uzmanlaşan altı grup şirketi bulunuyor. Cimtav, bağımsız fabrika binasında Tavsan ekipmanlarının plastik bölümlerini üretiyor. Adatav’da metal ve plastik parçalarının montaj işlemleri yapılıyor. Depolama ve sevkiyat hizmetlerini dijital sistemlerle Ekpa üstleniyor. Montaj, destek ve anahtar teslimi kümes hizmetlerini TVS veriyor. Tavşan Dış Ticaret ve yurtiçi satış ekibi 11 yerli, 10 yabancı bayii ile ürün satışı yapıyor. 7/24 teknik servis hizmeti sunuluyor. Firma 11 yabancı firmanın Türkiye temsilciliğini yürütüyor. Tüm şirketler ileri teknoloji ile üretim yapıyor; tek merkezden kontrol ediliyor. Üretim bandındaki tüm ekipmanlar, Tavsan’ın Ar-Ge bölümünde tasarlanıp şekillendiriliyor.

• Web adresi: http://www.tavsan.com.tr/

 

 

IAS CANLI DESTEK

Uzmanımıza danışın